Gestão da Clínica

Como organizar radiografias e tomografias dos pacientes no prontuário digital para todos os dentistas da clínica acharem na hora?

Radiografia que mora no software do sensor, no CD do centro de radiologia ou no WhatsApp do dentista não existe para o resto da equipe. Veja como centralizar cada imagem no prontuário do paciente, em DICOM, com taxonomia, indexação por tipo, data, dente e origem, fluxo de importação por papel, acesso por perfil, guarda, backup e compartilhamento, com base na Resolução CFO-91/2009, na Lei 13.787/2018 e na LGPD.

Vinícius Ragazzi
Por Vinícius RagazziAtualizado em 14 de outubro de 2026 · 21 min de leitura
TL;DR

Centralize toda radiografia e tomografia no prontuário do paciente, em formato DICOM, indexada por tipo, data, dente e origem e importada no mesmo dia por uma pessoa definida, seguindo a régua de indexação com pesquisa simples e eficiente da Resolução CFO-91/2009.

Pontos-chave
  • A Resolução CFO-91/2009 (art. 2º, §2º) exige que os arquivos digitais da digitalização do prontuário sejam controlados por um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos com, no mínimo, base de dados adequada, método de indexação que permita pesquisa simples e eficiente e obediência ao NGS2: use a mesma régua para a imagem, porque sem tipo, data e dente no índice não há pesquisa simples e eficiente.
  • A Lei 13.787/2018 (art. 6º) só autoriza eliminar prontuário depois de no mínimo 20 anos a partir do último registro, regra que o §5º estende ao que nasceu eletrônico, e a Resolução CFO-91/2009 (art. 7º) fixa guarda permanente para o prontuário arquivado eletronicamente: na dúvida, não apague nenhuma radiografia ou tomografia.
  • A recomendação conjunta da ADA e da FDA, dos Estados Unidos (revisão de 2012), inclui a revisão das radiografias anteriores entre os passos que devem preceder o exame radiográfico, e a FDA orienta revisar o histórico de imagens do paciente para evitar tomografia duplicada: imagem que ninguém acha vira exposição repetida.

Faz parte do guia: Como fazer a gestão da clínica odontológica (agenda, faltas e faturamento)?

Nesta página
  1. TL;DR
  2. Pontos-chave
  3. Onde as radiografias da sua clínica estão hoje (e por que ninguém acha)
  4. Por que isso é assunto do dono, não só do dentista
  5. O que a norma exige: GED, indexação e proteção do arquivo
  6. Formato proprietário x DICOM: por que a imagem que só abre no software do aparelho não serve para a equipe
  7. Regra zero: um paciente, um prontuário, um identificador
  8. Taxonomia: as categorias de imagem que o prontuário precisa ter
  9. Padrão de indexação: os campos que toda imagem precisa ter
  10. Radiografia x tomografia: o que guardar de uma CBCT
  11. Exames feitos fora: como importar o link ou o CD do centro de radiologia no mesmo dia
  12. Quem faz o quê: o fluxo por papel e prazo
  13. Revise as imagens anteriores antes de pedir um novo exame
  14. Todos acham, mas cada um pelo seu perfil: controle de acesso
  15. Por quanto tempo guardar radiografias e tomografias
  16. Backup e incidente: a radiografia que some num ataque de ransomware
  17. Compartilhar com especialista, laboratório, radiologista e o próprio paciente
  18. Imagem do prontuário no marketing: quem pode publicar
  19. Roteiro de implantação em quatro semanas (exemplo de cronograma)
  20. IA na classificação de imagens: próximo passo, não pré-requisito
  21. Seu próximo passo
  22. Perguntas frequentes

"Como organizar radiografias e tomografias dos pacientes no prontuário digital para todos os dentistas da clínica acharem na hora?"

O paciente está na cadeira. Você precisa da panorâmica do ano passado.

Ela existe. Mas está no computador do raio-X, no CD que o paciente levou para casa ou no WhatsApp do colega que atendeu da última vez.

Em consultório com um dentista, isso é incômodo. Em clínica com vários dentistas, várias cadeiras e às vezes mais de uma unidade, vira custo: agenda atrasada, exame repetido e prontuário que não se sustenta numa perícia.

A resposta curta: toda imagem entra no prontuário do paciente, em formato aberto, indexada pelos mesmos campos, no mesmo dia, por uma pessoa definida.

Não é só boa prática. A Resolução CFO-91/2009 pede, para o prontuário digitalizado, um "método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente".

Neste guia você vai ver:

  • Onde as imagens se escondem hoje e por que o problema é do dono, não só do dentista
  • O que a norma exige, DICOM x formato proprietário e a regra do identificador único
  • Taxonomia de categorias e os campos de indexação de cada imagem
  • O que guardar de uma tomografia e como importar exame feito fora no mesmo dia
  • Fluxo por papel, controle de acesso, guarda, backup e compartilhamento
  • Imagem do prontuário no marketing: quem pode publicar
  • Um roteiro de implantação, a migração do acervo antigo e onde a IA entra

Onde as radiografias da sua clínica estão hoje (e por que ninguém acha)

O problema quase nunca é falta de imagem. É imagem morando fora do prontuário.

Repare nos esconderijos mais comuns:

  1. Software do sensor ou do aparelho. A radiografia fica na base do fabricante e só abre no computador onde o programa está instalado.
  2. Pasta solta no PC do raio-X. Arquivos com nome genérico gerado pela máquina, que só quem salvou sabe decifrar.
  3. CD, pendrive ou link do centro de radiologia. O paciente leva para casa, o link expira, o CD some na gaveta.
  4. WhatsApp e e-mail pessoal do dentista. A imagem chega no celular de quem pediu o exame e nunca sai de lá.
  5. Galeria do celular. Foto clínica tirada no aparelho pessoal, sem vínculo com o paciente.
Onde a imagem está O que dá errado A correção
Software do sensor Só abre numa máquina Exportar em DICOM e vincular ao prontuário
Pasta no PC do raio-X Sem índice e sem paciente vinculado Importar e indexar no prontuário
CD, pendrive ou link externo Expira, some ou volta com o paciente Importar no dia, com laudo e origem
WhatsApp ou e-mail pessoal Sai da clínica junto com o dentista Canal oficial de recebimento da clínica
Celular pessoal Sem vínculo nem controle de acesso Captura pelo sistema ou importação no dia

Faça um teste hoje: escolha um paciente atendido por dois dentistas e peça para um terceiro abrir a última radiografia dele sem ajuda.

Se ele precisou perguntar a alguém, o seu prontuário tem um buraco.

Por que isso é assunto do dono, não só do dentista

Pensa assim: quem responde pela guarda do prontuário é a clínica.

A própria Resolução CFO-91/2009 registra que o prontuário, "em qualquer meio de armazenamento, é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido", unidade de saúde ou consultório, "a quem cabe o dever da guarda do documento". Os dados, por sua vez, pertencem ao paciente.

Isso tem três consequências práticas para você:

  • A imagem é prova. A Lei 13.787/2018 (art. 5º) dá ao documento digitalizado conforme as regras da lei e dos regulamentos o mesmo valor probatório do original. Radiografia que não se acha não prova nada numa perícia.
  • O dentista sai, a imagem fica. Em clínica com vários profissionais, imagem guardada no celular de quem atendeu vai embora junto com ele.
  • Caso de alto valor depende de documentação. Implante, prótese e reabilitação são planejados em cima de radiografia e tomografia. Se o planejamento não está no prontuário, a clínica não consegue mostrar o que embasou a decisão.

Lembre: organizar imagem não é tarefa de TI. É proteção do patrimônio da clínica e do caso de maior ticket da sua agenda.

O que a norma exige: GED, indexação e proteção do arquivo

Duas normas desenham a régua. Leia as duas juntas.

Resolução CFO-91/2009 (norma do conselho, dirigida aos profissionais e entidades inscritos). Para o prontuário digitalizado, o art. 2º, §2º, exige um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) com, no mínimo:

  1. Base de dados adequada para armazenar os arquivos digitalizados.
  2. Método de indexação que permita arquivamento organizado e pesquisa simples e eficiente.
  3. Obediência aos requisitos do "Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)" do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.

Lei 13.787/2018 (lei federal, vale para todo prontuário de paciente). O art. 4º manda que os meios de armazenamento protejam os documentos digitais "do acesso, do uso, da alteração, da reprodução e da destruição não autorizados". O parágrafo único pede que os documentos digitalizados sejam controlados por sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos.

Nota: a exigência de GED com indexação, nas duas normas, fala do documento digitalizado. A radiografia que nasce digital no sensor não é "digitalizada", mas não fica sem regra: a proteção do art. 4º da lei vale para os documentos digitais em geral, e a CFO-91/2009 (art. 3º) só dispensa o papel quando o sistema informatizado atende integralmente ao NGS2. Para a indexação, não existe régua melhor do que a da digitalização: se o seu sistema não acha a imagem por tipo, data e dente, ele não passa no teste da pesquisa simples e eficiente.

Formato proprietário x DICOM: por que a imagem que só abre no software do aparelho não serve para a equipe

Cada fabricante de sensor e de tomógrafo tem o próprio software.

Quando a imagem fica guardada num formato que só esse programa lê, ela fica presa à máquina onde ele está instalado. Os outros dentistas não acham, e uma troca de fornecedor vira resgate de acervo.

O padrão que resolve isso é o DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine). Segundo a entidade que mantém o padrão, o DICOM é o padrão internacional para imagens médicas e informações relacionadas, é reconhecido pela ISO como ISO 12052 e está cada vez mais presente em equipamentos de odontologia.

O que isso significa na prática:

  • A imagem pode ser trocada entre sistemas com os dados e a qualidade necessários para uso clínico.
  • Qualquer visualizador compatível abre o exame, em qualquer consultório da clínica.
  • Trocar de software de gestão ou de sensor não aprisiona o acervo.

Antes de comprar equipamento ou renovar o sistema, faça quatro perguntas ao fornecedor:

  1. O sensor e o tomógrafo exportam em DICOM?
  2. O prontuário importa DICOM e vincula o exame ao paciente certo?
  3. Existe visualizador DICOM em todos os consultórios, não só na sala do raio-X?
  4. Dá para exportar o acervo inteiro se você trocar de fornecedor?

Regra zero: um paciente, um prontuário, um identificador

Antes de organizar a imagem, organize o paciente.

Cadastro duplicado é a forma mais silenciosa de perder radiografia: a imagem existe, mas está no cadastro antigo da paciente, e o dentista abre o cadastro novo, criado na recepção com o nome escrito de outro jeito.

Como travar isso:

  • Busca obrigatória antes de cadastrar. Documento (CPF) e data de nascimento, não só o nome.
  • Um identificador único por paciente, usado no sistema, no nome do arquivo exportado e no pedido de exame externo.
  • Duplicata não se apaga, se unifica. Quem achar sinaliza; uma pessoa definida unifica preservando o histórico.
  • Conferência na tela antes de importar. Nome e data de nascimento batendo com o exame, sempre.

Exame no prontuário errado é pior do que exame perdido. Além de não ser achado, expõe a outra pessoa um dado que a LGPD (art. 5º, II) classifica como dado pessoal sensível: o dado referente à saúde.

Taxonomia: as categorias de imagem que o prontuário precisa ter

Pasta única chamada "Exames" não é organização. É gaveta.

Monte as categorias em dois níveis: o grupo (radiografia intraoral, radiografia extraoral, tomografia, escaneamento, foto, documento externo) e o tipo de exame dentro de cada grupo.

Grupo Tipos de imagem Formato a guardar O que anexar junto
Radiografia intraoral Periapical, interproximal (bite-wing), oclusal DICOM Dente ou região, laudo quando houver
Radiografia extraoral Panorâmica, telerradiografia (cefalométrica) DICOM Laudo e traçado cefalométrico quando houver
Tomografia CBCT (feixe cônico) de região, arcada ou face Volume DICOM completo Laudo e capturas dos cortes de interesse
Escaneamento intraoral Modelo digital das arcadas Arquivo 3D exportado pelo scanner (STL ou equivalente) Finalidade: planejamento, alinhador, prótese
Foto clínica Intraoral e extraoral (face, sorriso) Imagem em alta resolução Protocolo (inicial, controle, final) e autorização de uso de imagem, quando houver
Documento externo Laudo, pedido, relatório do centro de radiologia PDF Origem e data de recebimento

Separar primeiro pelo grande grupo e só depois pelo tipo não é invenção de gestor: a pesquisa de classificação automática que você verá no fim deste guia faz o mesmo, começando por extraoral, intraoral e radiográfico.

Padrão de indexação: os campos que toda imagem precisa ter

Veja como funciona: indexar é preencher sempre os mesmos campos, do mesmo jeito, para que qualquer dentista filtre e ache.

Campos obrigatórios de cada imagem:

  1. Tipo de exame, conforme a taxonomia acima.
  2. Data do exame, não a data da importação.
  3. Dente ou região, na notação que a equipe já usa no odontograma.
  4. Origem: interna (aparelho da clínica) ou externa, com o nome do centro de radiologia.
  5. Laudo: anexado, pendente ou não se aplica.
  6. Dentista solicitante.
  7. Finalidade: diagnóstico, planejamento, controle ou documentação final.
  8. Quem importou e quando, registrado pelo sistema, não digitado à mão.

Use os campos do sistema (metadados), não só o nome do arquivo. O nome do arquivo é o plano B, para quando a imagem sair do sistema.

Exemplo de padrão de nome para arquivo exportado: IDPACIENTE_AAAA-MM-DD_TIPO_DENTE-OU-REGIAO_ORIGEM. Uma periapical feita fora ficaria com o tipo PERIAPICAL e a origem EXT-NOMEDOCENTRO.

Lembre: o teste da indexação é simples. Se um dentista que nunca atendeu o paciente acha a última tomografia dele filtrando por tipo e data, o índice funciona. Se precisa abrir arquivo por arquivo, não funciona.

Radiografia x tomografia: o que guardar de uma CBCT

A tomografia de feixe cônico (CBCT) é outro tipo de arquivo.

Segundo a FDA, a agência regulatória de saúde dos Estados Unidos, o aparelho gira ao redor do paciente e usa os dados captados para reconstruir uma imagem tridimensional dos dentes, da região oral e maxilofacial e de ouvido, nariz e garganta.

Por isso, guardar só o PDF com algumas imagens é guardar uma fração do exame. O que entra no prontuário:

  1. O volume DICOM completo. É ele que permite abrir novos cortes, medir osso e replanejar o implante meses depois.
  2. O laudo do radiologista, vinculado ao mesmo exame.
  3. As capturas das reconstruções de interesse (cortes e panorâmica reconstruída), para consulta rápida com o paciente na cadeira.
  4. Um visualizador acessível em todos os consultórios. Se o volume só abre na máquina de quem planeja, os outros dentistas não acham.

E há um motivo de segurança do paciente. A mesma página da FDA informa que a dose do exame de CBCT odontológico em geral é menor que a de outros exames de tomografia, mas costuma ser maior que a do raio-X odontológico convencional.

Tomografia perdida não é só retrabalho. É exposição extra.

O exame externo é onde a organização mais quebra. O pedido sai da clínica, o resultado volta por um caminho que ninguém controla.

Passo a passo:

  1. Peça o exame já pensando no prontuário. No pedido, solicite os arquivos em DICOM e o laudo, não só o PDF.
  2. Receba pelo canal da clínica. E-mail institucional ou portal do centro acessado pela clínica, nunca o WhatsApp pessoal do dentista.
  3. Importe no dia em que chegar. Link de download pode expirar, e CD que volta para casa com o paciente pode não voltar mais.
  4. Registre a origem: nome do centro, data do exame e data do recebimento.
  5. Anexe o laudo ao mesmo exame. O Código de Ética Odontológica (art. 18, VI) considera infração ética deixar de emitir laudo dos exames por imagem realizados em clínicas de radiologia. Se o laudo não veio, cobre.
  6. Se o paciente trouxe CD ou pendrive, importe na hora e devolva a mídia a ele.

Quem faz o quê: o fluxo por papel e prazo

Organização sem dono vira intenção. Defina por escrito quem faz cada etapa.

Etapa Responsável Quando Quem confere
Captura no aparelho da clínica Auxiliar, ASB ou TSB Durante o atendimento Dentista confere paciente e região na tela
Indexação e vínculo ao prontuário Auxiliar ou ASB Antes do paciente sair da cadeira Dentista responsável pelo atendimento
Importação de exame externo Recepção ou auxiliar No dia do recebimento Dentista solicitante, junto com o laudo
Cobrança de laudo pendente Recepção Rotina diária Gestor acompanha a fila de pendências
Auditoria do acervo Gestor ou responsável técnico Rotina mensal, por amostra Dono da clínica recebe o resultado

Dois indicadores bastam para começar: quantos exames estão com laudo pendente e quantas imagens estão sem dente ou região no índice.

Revise as imagens anteriores antes de pedir um novo exame

Aqui a organização deixa de ser burocracia e vira conduta clínica.

A recomendação conjunta da ADA e da FDA para exames radiográficos odontológicos, publicada nos Estados Unidos (revisão de 2012), diz que não se deve fazer radiografia de rastreamento antes do exame clínico.

Antes do exame radiográfico vêm o exame clínico completo, a consideração do histórico do paciente, a revisão de radiografias anteriores, a avaliação do risco de cárie e a consideração das necessidades de saúde bucal e geral do paciente.

O mesmo documento lembra o princípio ALARA: exposição tão baixa quanto razoavelmente possível.

Para a tomografia, a FDA orienta os profissionais a revisar o histórico de imagens do paciente para evitar exames duplicados.

O que isso significa na prática?

Se o segundo dentista não acha a panorâmica que o primeiro pediu, ele pede outra. O paciente recebe nova exposição, paga de novo e percebe que a clínica não conversa por dentro.

Todos acham, mas cada um pelo seu perfil: controle de acesso

"Todos os dentistas acharem" não significa "todo mundo vê tudo".

O dado de saúde é sensível pela LGPD, e o art. 46 exige medidas de segurança técnicas e administrativas que protejam os dados de acessos não autorizados e de perda, alteração ou destruição.

O Código de Ética Odontológica, que alcança o cirurgião-dentista, os técnicos, os auxiliares e as pessoas jurídicas da odontologia (art. 1º), considera infração ética negligenciar a orientação dos colaboradores quanto ao sigilo profissional (art. 14, II).

Na prática, o controle de acesso tem cinco peças:

  1. Login individual. Nunca a senha compartilhada do consultório.
  2. Perfis por função. Dentista vê o clínico, auxiliar importa e indexa, recepção importa exame externo, gestor vê indicadores.
  3. Autenticação em dois fatores, principalmente para acesso de fora da clínica.
  4. Trilha de auditoria: quem abriu, importou, exportou ou compartilhou cada exame. O art. 37 da LGPD obriga controlador e operador a manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem, e a trilha do sistema é uma forma prática de sustentar esse registro.
  5. Desligamento no dia. Dentista ou colaborador que sai perde o acesso na mesma data.

Para montar os perfis em detalhe, veja o guia de controle de acesso ao prontuário entre dentistas e equipe.

Por quanto tempo guardar radiografias e tomografias

A resposta curta: não apague.

Duas normas tratam do prazo, com destinatários diferentes. Cite as duas:

Norma A quem se dirige O que estabelece
Lei 13.787/2018, art. 6º Todo prontuário de paciente (lei federal) Eliminação permitida só depois do prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro. O §5º estende a regra ao prontuário gerado e mantido originalmente de forma eletrônica
Resolução CFO-91/2009, art. 7º Inscritos no conselho, profissionais e entidades odontológicas Guarda permanente do prontuário arquivado eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado
Resolução CFO-91/2009, art. 8º Inscritos no conselho, profissionais e entidades odontológicas Mínimo de 10 anos, a partir do último registro, apenas para o prontuário em papel que não foi arquivado eletronicamente

A lei federal fixa o piso. A resolução do conselho, para quem é inscrito, vai além e pede guarda permanente do que está arquivado eletronicamente.

Para a clínica odontológica, a leitura segura é uma só: radiografia e tomografia ficam no acervo, sem data de descarte. Os detalhes de arquivamento estão no guia sobre por quanto tempo guardar o prontuário odontológico.

Backup e incidente: a radiografia que some num ataque de ransomware

Guarda permanente não vale nada se o servidor da clínica for sequestrado.

A CISA, agência de cibersegurança dos Estados Unidos, recomenda manter backups offline e criptografados dos dados críticos e testar com regularidade a disponibilidade e a integridade desses backups num cenário de recuperação de desastre. O motivo do offline: muitas variantes de ransomware tentam encontrar os backups acessíveis para depois apagá-los ou criptografá-los.

Repare nestes pontos:

  • Uma cópia fora da rede da clínica, que o ransomware não alcança.
  • Criptografada, para que a cópia não vire um vazamento.
  • Teste de restauração de verdade. Escolha um paciente e restaure a tomografia completa dele, não só uma planilha.
  • Volume dimensionado. Tomografia é arquivo pesado. O backup que não cabe é o backup que alguém desliga.

Se o incidente acontecer, a LGPD (art. 48) obriga o controlador a comunicar a ANPD e o titular quando o incidente puder acarretar risco ou dano relevante. O §3º diz que, no juízo de gravidade, será avaliada a eventual comprovação de medidas técnicas adequadas que tornem os dados ininteligíveis para terceiros não autorizados, e a criptografia do backup é justamente uma medida desse tipo.

Monte o roteiro do dia em que o sistema cair com o guia de plano de contingência quando o sistema de prontuário cai.

Compartilhar com especialista, laboratório, radiologista e o próprio paciente

A imagem organizada também precisa sair da clínica do jeito certo.

Base legal. A LGPD (art. 11, II, f) permite tratar dado pessoal sensível sem consentimento quando indispensável para a tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária. É a base do envio ao especialista e ao radiologista que participam do tratamento.

Laudo e segunda opinião a distância. A Resolução CFO-278/2025, que regula a teleodontologia, chama de telediagnóstico o serviço prestado à distância com "transmissão de gráficos, imagens e dados para emissão de laudo ou parecer por cirurgião-dentista", e de teleinterconsulta a troca de informações clínicas e de imagens entre cirurgiões-dentistas, com a presença do paciente. O art. 6º manda seguir as mesmas normas do atendimento presencial, "dentro de protocolos de segurança digital suficientes para resguardar o sigilo da consulta e do paciente", e o parágrafo único exige que os dados clínicos e os resultados de exames constantes do prontuário sejam preservados. Na prática: o laudo ou o parecer que volta do radiologista ou do especialista entra no prontuário, vinculado ao mesmo exame.

Só o necessário. O princípio da necessidade (art. 6º, III) limita o tratamento ao mínimo necessário para a finalidade. O laboratório recebe o escaneamento e o que a peça exige, não o prontuário inteiro.

O paciente tem direito à cópia. O Código de Ética Odontológica (art. 18, I) considera infração ética negar ao paciente acesso ao prontuário ou deixar de fornecer cópia quando solicitada, e a Resolução CFO-278/2025 (art. 8º, §3º) registra o direito do paciente de "solicitar e receber cópia em mídia digital e/ou impressa dos dados de seu prontuário".

Canal oficial, nunca WhatsApp pessoal. A cópia enviada do celular de um dentista fica no aparelho dele, fora de qualquer controle de acesso da clínica. Use o link do sistema com acesso controlado ou o e-mail institucional.

Registro do envio. No prontuário, anote o que foi enviado, para quem e quando.

Imagem do prontuário no marketing: quem pode publicar

Radiografia e foto de antes e depois são tentadoras para o Instagram da clínica. O cuidado está em quem publica.

A Resolução CFO-196/2019 permite a divulgação de imagens de diagnóstico e de conclusão do tratamento apenas pelo cirurgião-dentista que executou o procedimento, com o nome dele e o número de inscrição no CRO na imagem. O próprio CFO esclarece que a clínica, como pessoa jurídica, não está autorizada a essa divulgação, e que imagens do "durante" o procedimento continuam vedadas.

A responsabilidade também não fica só com quem postou. O Código de Ética Odontológica (art. 45) prevê que, pela publicidade em desacordo com o código, respondem solidariamente os proprietários, o responsável técnico e os demais profissionais que concorreram para a infração, na medida da culpabilidade.

O que fazer no prontuário:

  • Um campo de autorização de uso de imagem, com o documento assinado pelo paciente anexado. O CFO recomenda a autorização formal, por escrito.
  • O nome do cirurgião-dentista que executou o procedimento vinculado à imagem.
  • Para publicação, sempre uma cópia exportada, nunca o arquivo original circulando.

Roteiro de implantação em quatro semanas (exemplo de cronograma)

Você não precisa parar a clínica. Precisa de uma sequência.

Semana 1: diagnóstico.

  1. Faça o teste do terceiro dentista com alguns pacientes.
  2. Liste os equipamentos de imagem e o formato que cada um exporta.
  3. Confirme se o sistema importa DICOM e se há visualizador em todos os consultórios.

Semana 2: regras escritas.

  1. Feche a taxonomia, os campos de indexação e o padrão de nome de arquivo.
  2. Formalize a regra do cadastro único e o fluxo por papel.
  3. Configure os perfis de acesso.

Semana 3: operação.

  1. Todo exame novo, interno ou externo, entra pelo fluxo a partir desta semana.
  2. Treine a equipe, inclusive sobre sigilo, e guarde o registro do treinamento.
  3. Divulgue o canal oficial de recebimento para os centros de radiologia parceiros.

Semana 4: proteção e auditoria.

  1. Ative o backup offline e criptografado e faça o primeiro teste de restauração.
  2. Ative a trilha de auditoria.
  3. Faça a primeira auditoria por amostra de prontuários.

Migração do acervo antigo

Comece pelo paciente ativo, em tratamento ou agendado. O arquivo morto vem depois.

  • Imagens no software do sensor: exporte em DICOM e vincule ao prontuário certo.
  • Filmes e papel: a digitalização precisa reproduzir todas as informações do original (CFO-91/2009, art. 2º, §1º, e Lei 13.787/2018, art. 2º, §1º).
  • Não descarte o original antes de cumprir a lei: a Lei 13.787/2018 exige certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito na digitalização (art. 2º, §2º) e análise obrigatória de comissão permanente de revisão de prontuários antes da destruição (art. 3º).

O passo a passo completo está no guia de migrar o prontuário de papel para o digital sem parar a clínica.

IA na classificação de imagens: próximo passo, não pré-requisito

A automação já chega à documentação odontológica.

Um estudo publicado em 2024 na revista Cureus propôs um sistema de deep learning para classificar e arquivar automaticamente as imagens de diagnóstico ortodôntico, usando 61.842 imagens coletadas em três clínicas odontológicas. O primeiro modelo separava as imagens em três grupos (extraorais, intraorais e radiográficas) e modelos secundários faziam a classificação final.

Os autores partem do mesmo problema deste guia: a classificação manual de grandes volumes de imagem consome tempo e está sujeita a erro de rotulagem e documentação incompleta.

Mas tem um detalhe: é pesquisa com documentação ortodôntica, não uma ferramenta pronta para a sua clínica.

E a IA classifica para dentro de uma estrutura. Sem taxonomia, cadastro único e fluxo definido, não há para onde classificar. Organize primeiro. Automatize depois.

Seu próximo passo

  1. Faça o teste do terceiro dentista esta semana. Escolha alguns pacientes atendidos por mais de um profissional e veja quanto tempo leva para achar a última radiografia e a última tomografia de cada um.

  2. Escreva a regra em uma página. Taxonomia, campos de indexação, quem importa o quê e até quando, e o canal oficial de recebimento de exames externos. Treine a equipe e comece pelos exames novos.

  3. Teste a restauração de uma tomografia do backup. Se ela não volta completa, a guarda permanente é só uma intenção.

Clínica que acha a imagem na hora atende no horário, não repete exame e sustenta o planejamento do caso de alto valor. Se você quer levar essa mesma previsibilidade para a captação, do anúncio ao paciente na cadeira, Agende uma apresentação.

Perguntas frequentes

Radiografia e tomografia precisam ficar dentro do prontuário do paciente?

Sim. A Resolução CFO-91/2009 registra que os documentos das unidades de apoio, diagnóstico e terapêutica fazem parte do prontuário, e o Código de Ética Odontológica (art. 17) obriga mantê-lo legível, atualizado e conservado em arquivo próprio, físico ou digital. Imagem guardada só no software do sensor ou no celular do dentista existe, mas não é achável pelo resto da equipe.

Qual formato usar para guardar radiografia e tomografia?

DICOM, o padrão internacional de imagem médica que a ISO reconhece como ISO 12052. Ele abre em qualquer visualizador compatível e não prende o acervo a um fabricante. Na tomografia, guarde o volume DICOM completo, e não só capturas em JPEG ou PDF, porque é o volume que permite abrir novos cortes no replanejamento.

Por quanto tempo a clínica precisa guardar radiografias e tomografias?

Pela Lei 13.787/2018, no mínimo 20 anos a partir do último registro, inclusive para o prontuário que nasceu eletrônico. A Resolução CFO-91/2009, dirigida aos inscritos no conselho, fixa guarda permanente para o prontuário arquivado eletronicamente. A leitura segura é não apagar nenhuma imagem.

Posso mandar a radiografia para o especialista ou para o paciente pelo WhatsApp pessoal?

Não é recomendável. A LGPD (art. 11, II, f) permite tratar dado de saúde sem consentimento para tutela da saúde em procedimento feito por profissionais ou serviços de saúde, mas o art. 46 exige medidas de segurança contra acesso não autorizado, e a cópia no celular pessoal fica fora de qualquer controle da clínica. Use o link com acesso controlado do sistema ou o e-mail institucional e registre o envio no prontuário.

A clínica pode publicar radiografias e fotos do prontuário no Instagram?

Não em nome da clínica. A Resolução CFO-196/2019 permite divulgar imagem de diagnóstico e de conclusão do tratamento apenas ao cirurgião-dentista que executou o procedimento, com o nome dele e o número de inscrição no CRO na imagem, e o CFO esclarece que a pessoa jurídica não está autorizada a essa divulgação.

Quem deve importar o exame feito no centro de radiologia?

Uma pessoa definida por escrito, em geral a auxiliar, a ASB ou a recepção, no mesmo dia em que o exame chega. Ela vincula o exame ao paciente certo, preenche os campos de indexação e anexa o laudo, e o dentista solicitante confere antes de usar o exame no planejamento.