Como medir quanto faturamento a minha clínica já tem contratado em tratamentos aceitos que ainda não foram executados, e como usar isso no planejamento de caixa?

"Como medir quanto faturamento a minha clínica já tem contratado em tratamentos aceitos que ainda não foram executados, e como usar isso no planejamento de caixa?"

Você fecha o mês com um faturamento bom e, mesmo assim, não sabe dizer quanto dinheiro vai entrar nos próximos meses.

O motivo é simples: o faturamento do mês olha para trás. O que já está contratado e ainda não foi executado olha para frente.

Esse número tem nome: receita contratada a executar, ou backlog de tratamento. É a soma do valor das etapas de planos aceitos que ainda não foram executadas.

E ele quase nunca aparece pronto no sistema. Aparece misturado com orçamento apresentado, com produção e com dinheiro que já entrou.

A resposta curta: some as etapas não executadas de planos aceitos, separe o que já foi pago do que falta receber, desconte a chance de o paciente concluir (medida no seu histórico) e encaixe cada real na data provável de execução e de recebimento.

Neste guia você vai ver:

• A fórmula da receita contratada a executar e os seis números que não podem se misturar
• A matriz executado x pago, que mostra o que cada real do plano aceito faz no caixa
• Como tirar o número do sistema de gestão e quando um plano aceito sai do backlog
• Quanto descontar do valor de face, com estudos de conclusão de tratamento e o seu próprio histórico
• Como levar o backlog para a projeção de caixa em camadas, com painel de alerta e validação

O que é receita contratada a executar (e a fórmula)

Receita contratada a executar é o valor das etapas de planos de tratamento aceitos pelo paciente que ainda não foram executadas na data de corte.

Três palavras fazem todo o trabalho nessa definição:

• Aceitos: o paciente disse sim ao plano. Orçamento apresentado não entra.
• Etapas: o plano é medido por procedimento ou fase, não pelo valor total.
• Não executadas: o que já foi feito virou produção e sai do backlog.

A fórmula, em uma linha:

Backlog = soma do valor das etapas com status "aceita e não executada", na data de corte.

Depois, você abre esse total em dois pedaços:

• Backlog já pago (adiantamento): etapas não executadas que o paciente já pagou.
• Backlog a receber: etapas não executadas que ainda não foram pagas.

Exemplo ilustrativo (números hipotéticos): o paciente aceita um plano de R$ 24.000 em quatro etapas de R$ 6.000 e paga R$ 12.000 de entrada. A clínica executa a etapa 1.

O backlog desse paciente é R$ 18.000. Desse total, R$ 6.000 já estão no caixa (adiantamento) e R$ 12.000 ainda vão entrar.

A contabilidade já faz isso com outro nome

O CPC 47 chama esse número de obrigações de performance restantes.

O item 120 do CPC 47 pede duas informações: "o valor total do preço da transação alocado às obrigações de performance que não se encontram satisfeitas (ou parcialmente satisfeitas) ao final do período de relatório" e "uma explicação de quando a entidade espera reconhecer como receita".

É exatamente o relatório que você precisa: quanto falta entregar e quando.

Mas tem um detalhe de escopo. O item 120 é exigência de quem aplica o CPC 47 completo. Segundo o Conselho Federal de Contabilidade, a NBC TG 1002 trata das microentidades (receita bruta até R$ 4,8 milhões por ano) e a NBC TG 1001 das pequenas empresas (acima de R$ 4,8 milhões até R$ 78 milhões anuais).

Ou seja: para a clínica de micro ou pequeno porte, o item 120 é modelo gerencial, não obrigação. Você usa a lógica dele porque ela é a certa, não porque o contador vai cobrar.

E mesmo quem aplica o CPC 47 completo tem uma dispensa. Pelo item 121, "a entidade não precisa divulgar as informações do item 120" quando a obrigação de performance "for parte de contrato que possui a duração original prevista de um ano ou menos". Para a gestão, a dispensa não vale: o plano curto também ocupa agenda e mexe no caixa, então entra no backlog do mesmo jeito.

Os seis números que você não pode misturar

A maior parte da confusão sobre "quanto eu tenho para receber" vem de somar coisas diferentes como se fossem uma só.

São seis números, e cada um responde uma pergunta:

Número	O que é	Pergunta que responde	Entra no backlog?
Orçamento apresentado	Plano mostrado ao paciente	Quanto a CRC ofereceu?	Não
Orçamento aceito	Plano com o sim do paciente	Quanto foi vendido?	Sim, nas etapas não executadas
Agendado	Etapa aceita com data marcada	Quanto tem data para acontecer?	Sim (é a parte mais firme)
Executado (produção)	Procedimento feito	Quanto foi entregue?	Não, já saiu
Faturado	Documento fiscal emitido	Quanto foi formalizado?	Não, é outra régua
Recebido	Dinheiro na conta	Quanto entrou?	Não, é caixa

Repare nestes pontos:

• Apresentado x aceito mede conversão comercial. É pipeline, não backlog.
• Aceito x executado é o próprio backlog.
• Executado x recebido é o descasamento de caixa: recebível de um lado, adiantamento do outro.
• Faturado pode cair em qualquer ponto dessa linha, dependendo de quando você emite a nota. Isso vai pesar no imposto a partir de 2027 (veja a seção sobre o Simples Nacional).

Lembre: o relatório de backlog só tem valor se cada real estiver em uma única coluna. Um plano contado como "aceito" e como "recebido" ao mesmo tempo infla o futuro e o passado de uma vez.

A matriz executado x pago: os quatro estados de cada real do plano aceito

Todo real de um plano aceito está, em cada momento, em um de quatro estados. Cruze duas perguntas: a etapa foi executada? Foi paga?

	Pago	Não pago
Executado	Realizado (produção recebida)	Recebível (executado e a receber)
Não executado	Adiantamento (passivo de contrato)	Backlog puro (nem executado nem pago)

O que cada quadrante faz no caixa:

1. Realizado: já entrou e já foi entregue. Fica fora da projeção.
2. Recebível: a clínica já entregou e tem direito de receber. Entra na projeção como recebível, com o desconto da sua inadimplência.
3. Adiantamento: o dinheiro já entrou, mas o serviço ainda não. Quando a etapa for executada, não entra caixa novo: entra custo (material, laboratório, hora de profissional).
4. Backlog puro: nem serviço nem dinheiro. É a camada mais incerta, e é dela que vem todo o caixa novo que o backlog ainda pode gerar.

O adiantamento tem tratamento técnico próprio. Pelo CPC 47, item 106, quando o cliente paga antes de a entidade transferir o serviço, "a entidade deve apresentar o contrato como passivo de contrato", definido como "a obrigação da entidade de transferir bens ou serviços ao cliente".

E a receita só nasce na entrega. O item 31 do mesmo pronunciamento diz que a entidade deve reconhecer receitas "quando (ou à medida que) a entidade satisfizer à obrigação de performance ao transferir o bem ou o serviço".

Na prática: o backlog que você mede é a soma dos quadrantes 3 e 4. O que muda entre eles é se o dinheiro ainda vai entrar ou se já entrou.

Como tirar o número do sistema de gestão, passo a passo

Você não precisa de um software novo. Precisa de uma exportação limpa e de uma planilha com as colunas certas.

Veja como funciona:

1. Exporte os planos com status aceito, no nível de etapa ou procedimento, não no nível do plano inteiro.
2. Traga os campos mínimos: código do paciente (sem nome, para a planilha circular com segurança), etapa, valor da etapa, data do aceite, profissional responsável, forma de pagamento e status (executada, agendada, sem agenda).
3. Cruze com o financeiro para marcar, em cada etapa não executada, se ela já foi paga (adiantamento) ou não (a receber).
4. Aplique a regra de corte (próxima seção) para tirar planos abandonados ou alterados.
5. Some por status: agendado, sem agenda, adiantado, a receber. Esse é o seu backlog bruto.

Dois relatórios ajudam e costumam existir nos sistemas de gestão odontológica, com nomes variados:

• Tratamento aceito não agendado: lista etapas aprovadas sem data marcada. É a lista de trabalho da CRC.
• Previsão de agenda ou produção agendada: soma o valor das etapas que já têm data. É a camada mais firme do backlog.

Se o seu sistema só registra o valor do plano inteiro, sem quebrar por etapa, esse é o primeiro ajuste a fazer. Sem etapa, você não sabe quanto do plano já virou produção.

Por que medir por etapa e não pelo plano inteiro

O modelo de contrato do CFO dá o argumento. No modelo de Contrato de Prestação de Serviços Odontológicos publicado pelo Conselho Federal de Odontologia (Anexo 02, 2026), em caso de rescisão cabe "cômputo ou cobrança dos valores relativos aos trabalhos/procedimentos realizados", com "direito de recebimento de honorários pelo contratado relativos a cada etapa efetivamente concluída".

Se o direito de receber é por etapa, o backlog também é por etapa.

Regras de corte: quando um plano aceito sai do backlog

Plano aceito que nunca mais volta continua inflando o número para sempre, se você não tiver regra de saída.

O mesmo modelo de contrato do CFO traz uma régua objetiva. Nele, "será caracterizado o abandono de tratamento pelo paciente quando este: faltar a 03 (três) consultas consecutivas, independentemente de justificativa; ou se ausentar por período superior a 30 (trinta) dias, independentemente de justificativa, salvo se por recomendação profissional ou de comum acordo com o profissional assistente". Pelo mesmo modelo, o paciente que incorre em abandono tem o contrato considerado rescindido por iniciativa dele.

Repare na exceção: ausência combinada com o profissional (uma pausa para cicatrização, por exemplo) não é abandono. Marque esse motivo no sistema, ou o corte vai tirar do backlog plano que continua vivo.

Nota: é um modelo sugerido de contrato entre profissional ou clínica e paciente, não uma norma que se aplica sozinha. A cláusula vale para a sua clínica se estiver no contrato que o seu paciente assinou. Para o relatório gerencial, ela serve como critério de corte mesmo assim.

Uma regra de corte prática tem três saídas:

• Abandono caracterizado: o plano sai do backlog e vai para uma lista de reativação. O saldo adiantado, se houver, continua como obrigação até ser resolvido com o paciente.
• Plano alterado: as etapas antigas saem e as novas entram com a data do novo aceite. Se o novo plano for mais barato e o paciente já pagou, a diferença a devolver vira saída de caixa prevista.
• Plano cancelado pelo paciente: sai do backlog, e o que foi adiantado de etapa não executada entra como devolução provável.

Não apague nada da base. Mude o status e guarde a data. É o histórico desses status que vai calibrar o seu desconto na próxima seção.

Leia também: como evitar o abandono de tratamento no meio.

Do valor de face ao valor esperado: quanto do backlog vira execução

Aqui está o erro mais caro do relatório de backlog: tratar o valor de face como dinheiro garantido.

Aceito não é igual a executado. Os poucos estudos que medem conclusão de tratamento mostram isso com clareza, e mostram também que a taxa muda muito de contexto para contexto:

Estudo	Contexto	O que mediu	Resultado
Lima et al., International Journal of Science Dentistry	Clínica-escola, Serra Talhada (PE), 775 prontuários, 2017 a 2023	Conclusão do tratamento proposto	69% concluíram
Trenouth, The Angle Orthodontist, 2003	500 pacientes consecutivos de uma clínica de ortodontia	Conclusão e abandono	63,0% concluíram; 17,6% abandonaram durante o tratamento
Frontiers in Public Health, 2017	Clínica geral rural dos Apalaches (EUA), 219 pacientes de ortodontia, prontuários de julho de 2012	Conclusão por forma de pagamento	49,8% no total; 74% entre particulares, contra 34% (Medicaid/CHIP) e 36% (convênio privado)

O que isso significa na prática?

Nenhum desses números é o da sua clínica. Uma clínica-escola, uma clínica de ortodontia de 2003 e uma clínica rural americana são realidades diferentes da sua.

O que eles provam é outra coisa: a taxa de conclusão fica longe de 100% e varia com o contexto, inclusive com a forma de pagamento. No estudo dos Apalaches, o paciente particular concluiu muito mais do que o financiado por terceiros.

Por isso o fator de desconto tem que sair do seu histórico.

Como calibrar o fator de conclusão da sua clínica

1. Monte coortes por mês de aceite. Pegue planos aceitos há tempo suficiente para as etapas já terem acontecido (por exemplo, há 12 meses ou mais, ajustando ao ritmo dos seus tratamentos longos).
2. Meça quanto do valor aceito virou execução, por coorte.
3. Quebre por três eixos: idade do aceite (há quanto tempo o paciente disse sim sem executar), tipo de procedimento (curto x longo) e forma de pagamento (à vista, cartão, parcelado próprio, financeira).
4. Use a taxa de cada segmento como fator sobre o backlog atual daquele segmento.

Exemplo ilustrativo (fatores hipotéticos, calcule os seus): se no seu histórico 90% do valor de etapas agendadas vira execução e só 40% do valor de etapas sem agenda há mais de 90 dias vira execução, um backlog sem agenda de R$ 100.000 nessa faixa vale R$ 40.000 na projeção, não R$ 100.000.

Dica: o valor esperado é o número que vai para o caixa. O valor de face continua no relatório, ao lado, para mostrar quanto a CRC ainda pode recuperar.

A curva de execução: o que já está contratado e o que ainda vai entrar

O backlog de hoje não explica todo o faturamento do mês que vem. Parte dele vai vir de casos que ainda nem foram aceitos.

Para isso existe o método pickup, emprestado da hotelaria: você soma o que já está reservado para uma data e acrescenta o quanto historicamente ainda entra até chegar nela.

Ele tem prova empírica fora da odontologia. Weatherford e Kimes compararam métodos de previsão com dados de hotéis Choice e Marriott (International Journal of Forecasting, 2003): nos resultados preliminares com os dados da Choice, "pickup methods and regression produced the lowest error"; nos da Marriott, suavização exponencial, pickup e média móvel foram os mais robustos.

O escopo é hotelaria, não clínica. Mas a lógica é a mesma: reserva de quarto e etapa agendada são compromissos futuros com chance de não acontecer.

É assim que fica na clínica:

1. Contratado firme: etapas agendadas para o mês, vezes a sua taxa histórica de execução do agendado.
2. Contratado sem agenda: etapas aceitas sem data, vezes o fator de conclusão por idade do aceite, distribuídas pela velocidade média com que esse tipo de etapa costuma ser marcada na sua clínica.
3. Pickup: quanto, em média, foi aceito e executado dentro da própria janela nos meses anteriores (o caso que entra e já faz a primeira etapa).

Exemplo ilustrativo (números hipotéticos): para o mês que vem, R$ 120.000 agendados vezes 0,85 de execução histórica dão R$ 102.000. Somam-se R$ 30.000 de backlog sem agenda esperado para o período e R$ 25.000 de pickup médio. Previsão de produção: R$ 157.000.

Essa é previsão de produção. O caixa vem depois, e com outra data.

Prazo real x prazo estimado: por que o tratamento longo atrasa o caixa

Mesmo quando o paciente conclui, ele tende a concluir mais tarde do que o plano previa. E cada mês de atraso empurra a entrada de caixa do backlog a receber.

O dado mais recente é de ortodontia. Em 96 pacientes de uma clínica odontológica universitária que concluíram tratamento com aparelho fixo pré-ajustado entre 2015 e 2023 (Sangalli et al., Journal of Orthodontics, 2026), a duração real foi em média de 26,5 meses, contra 21,6 meses estimados; 65,6% dos casos tiveram discrepância de prazo (diferença acima de 3 meses entre o real e o estimado), e 61,5% desses foram subestimados.

O próprio modelo de contrato do CFO reconhece a margem. Nele, o prazo de conclusão é estimado e pode "ser diminuido ou aumentado em até 50% (cinquenta por cento) do prazo, de forma justificada pelo profissional assistente/pela Clínica Odontológica".

Duas consequências para o seu relatório:

• Não distribua o backlog de tratamento longo pelo cronograma do plano. Use o ritmo real de execução que você mediu nas coortes.
• Separe tratamento curto de tratamento longo. Uma restauração aceita hoje vira caixa em semanas. Uma ortodontia ou uma reabilitação em fases leva meses e costuma atrasar.

Calendário de execução x calendário de caixa

Execução e caixa andam em calendários diferentes. A forma de pagamento decide a distância entre os dois.

Forma de pagamento	Quando o caixa entra em relação à execução	Como tratar na projeção
À vista adiantado	Antes da execução	Já entrou. Na execução só sai custo
Cartão de crédito à vista	Cerca de 30 dias depois da transação	Data da venda mais o prazo de liquidação do seu contrato
Cartão parcelado	Uma parcela por mês, a partir da primeira liquidação	Distribua cada parcela no mês dela
Parcelado próprio (boleto, carnê)	Conforme o vencimento	Desconte a inadimplência do seu aging
Pagamento por etapa	Na execução de cada etapa ou depois dela	Acompanha a curva de execução

O prazo do cartão é documentado. A Nota Técnica nº 21/2022 do CADE registra que "no Brasil, o prazo para liquidação das transações realizadas por meio de cartões de crédito é de cerca de 30 dias (D+30)" e que, por isso, "muitos estabelecimentos optam por receber em prazo inferior, mediante uma taxa de desconto".

Ou seja: antecipar recebível compra prazo, não cria receita. E só existe recebível depois da transação.

Leia também: o impacto do prazo de recebimento do cartão no fluxo de caixa.

Meses de backlog: a régua que cruza contrato com capacidade de cadeira

O backlog em reais sozinho não diz se ele é grande ou pequeno. Você precisa dividir pela capacidade de entregar.

Meses de backlog = backlog executável ÷ produção mensal possível com a capacidade atual de cadeira e de profissional.

Exemplo ilustrativo (números hipotéticos): R$ 300.000 de backlog executável e capacidade de produzir R$ 150.000 por mês dão 2 meses de backlog.

Como ler o indicador:

• Backlog longo e crescendo, com agenda lotada: o gargalo é agenda ou profissional. Vender mais piora o prazo e aumenta o risco de atraso e de devolução. A decisão é de capacidade (horário, cadeira, profissional).
• Backlog curto e caindo, com agenda com buracos: a clínica precisa de caso novo. A decisão é de captação e de conversão de orçamento.
• Backlog estável com muito valor sem agenda: o problema é a CRC, não a demanda. Tem paciente que disse sim e não foi marcado.

Não existe referência neutra confiável para um número "saudável" de meses de backlog. Acompanhe a tendência do seu indicador e a leitura dele junto com a taxa de ocupação da cadeira.

Adiantamento é dívida de serviço, não lucro do mês

O quadrante "pago e não executado" é o que mais engana o dono de clínica, porque o dinheiro está na conta.

Pelo CPC 47, item 106, esse valor é passivo de contrato: obrigação de entregar o serviço. E ele pode voltar a sair do caixa.

O modelo de contrato do CFO prevê que "o atraso na conclusão do tratamento sem justificativa plausível, poderá ensejar, a requerimento do paciente contratante, a interrupção do tratamento e a devolução dos valores porventura adiantados" referentes às etapas não concluídas.

Três consequências práticas:

1. Não distribua lucro em cima de adiantamento. O custo da etapa ainda vai acontecer, e a devolução é possível.
2. Reserve o custo de execução do backlog adiantado: material, laboratório e hora do profissional que vão sair quando a etapa for feita.
3. Mostre o adiantamento como obrigação na projeção, não como entrada. Ele já entrou; o que vem pela frente é saída.

Leia também: o dinheiro do tratamento pago e não executado é lucro ou dívida?, onde o tratamento contábil do adiantamento é detalhado.

Imposto: o que muda em 2027 quando o Simples deixa o regime de caixa

Esta seção vale para a clínica PJ optante pelo Simples Nacional (microempresa ou empresa de pequeno porte).

Segundo a Receita Federal (notícia de 14/08/2026), o Comitê Gestor do Simples Nacional aprovou mudanças que extinguem a opção pelo regime de caixa na apuração mensal. Conforme a regra de vigência prevista na minuta, a alteração "produzirá efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027".

Com a regra nova, "as receitas decorrentes da venda de bens ou direitos e da prestação de serviços são consideradas auferidas no momento do faturamento da operação, vinculado, em regra, à emissão do documento fiscal que a formalize". Nas operações a prazo, o momento de incidência deixa de depender do recebimento.

O que isso significa para o backlog?

• Emitir nota do plano inteiro no aceite antecipa imposto de serviço que ainda não foi executado e, às vezes, nem recebido.
• A política de emissão vira decisão de caixa. Emitir por etapa executada aproxima o imposto da produção. Emitir no aceite aproxima o imposto da venda.
• O parcelado longo pesa mais. Se a nota sai no início, o imposto vem antes das parcelas.

Defina a política de emissão com o seu contador antes de janeiro de 2027. A regra depende do regime da sua empresa, e quem não é optante do Simples segue outras regras.

Como usar o backlog no planejamento de caixa: camadas e horizontes

Agora o backlog entra na projeção. A regra é simples: cada camada entra com o desconto da sua incerteza, e a incerteza cresce com o horizonte.

Camada	O que entra	Como descontar	Onde pesa mais
1. Recebíveis certos	Cartão a liquidar, parcelas de etapa executada, boletos	Inadimplência medida no seu aging	13 semanas
2. Backlog agendado a receber	Etapas não pagas com data marcada	Taxa histórica de execução do agendado	13 semanas
3. Backlog sem agenda a receber	Etapas aceitas, não pagas, sem data	Fator de conclusão por idade do aceite e por tipo	12 meses
4. Pickup	Casos que ainda não foram aceitos	Média histórica de aceite e execução na janela	12 meses
Obrigação	Backlog adiantado	Não entra como receita: entra o custo de execução e a devolução provável	Os dois

Use dois horizontes:

• 13 semanas (cerca de 90 dias), semana a semana: é a projeção operacional. Pesa recebível certo e backlog agendado. Serve para decidir compra, folha e antecipação.
• 12 meses, mês a mês: é a projeção tática. Pesa backlog sem agenda e pickup. Serve para decidir contratação, cadeira nova e investimento em captação.

E aceite que a semana 12 é menos precisa que a semana 2. Segundo Hyndman e Athanasopoulos (Forecasting: Principles and Practice), "a common feature of prediction intervals is that they usually increase in length as the forecast horizon increases". Projete com faixa (cenário baixo, central e alto), não com número único.

A frequência importa tanto quanto o método. O guia de planejamento financeiro do Sebrae descreve o fluxo de caixa que, "quando alimentado com informações, diariamente ou semanalmente, demonstra as entradas e as saídas de dinheiro do seu negócio, além de previsões financeiras para uma data futura".

Leia também: como projetar o caixa de 90 dias com agenda e carteira parcelada.

Reserva de caixa: por que backlog não substitui dinheiro no banco

Um backlog grande dá sensação de segurança. Mas ele não paga a folha da semana que vem.

O dado de reserva vem dos EUA. No estudo do JPMorgan Chase Institute com 597 mil pequenas empresas americanas (dados de fevereiro a outubro de 2015, em 12 setores representativos), a pequena empresa mediana mantinha 27 dias de caixa de reserva, e 25% tinham menos de 13 dias. No setor de serviços de saúde (Health Care Services), a mediana era de 30 dias.

E a irregularidade de entrada é queixa comum. No Small Business Credit Survey dos Federal Reserve Banks (EUA, pesquisa de setembro a novembro de 2024, 7.653 respostas de pequenas empresas empregadoras), 56% citaram pagar despesas operacionais e 51% citaram fluxo de caixa irregular como desafio financeiro nos 12 meses anteriores.

Na clínica de tratamento longo, a irregularidade nasce justamente do descasamento entre aceite, execução e recebimento. O backlog bem medido mostra quando o vale vai chegar. A reserva é o que atravessa o vale.

Regra de uso: o backlog ajuda a dimensionar a reserva (você vê as semanas fracas antes), mas nunca conta como reserva.

O painel de alerta semanal do backlog

Quatro indicadores, revisados toda semana, avisam antes de o backlog virar ficção:

1. Envelhecimento do aceite: quanto do backlog está sem execução há muito tempo, em faixas que você define (por exemplo, até 30, de 31 a 90 e acima de 90 dias desde o aceite). Faixa velha crescendo é receita que provavelmente não vem.
2. Backlog sem agenda: valor de etapas aceitas sem data marcada. É a lista de trabalho da CRC, e o número que ela deveria reduzir toda semana.
3. Faltas por paciente: falta é sinal precoce de abandono. No estudo de Trenouth (The Angle Orthodontist, 2003), a taxa padronizada média de faltas foi de 10,3% no grupo que concluiu o tratamento, contra 21,4% no grupo que abandonou. Paciente acumulando falta merece contato antes de chegar à regra de abandono do contrato.
4. Concentração: quanto do backlog depende de poucos pacientes ou de um único profissional. Um caso grande que desiste, ou um profissional que sai, derruba a projeção inteira.

Dica: coloque os quatro numa única tela, com a variação contra a semana anterior. O que interessa é a direção, não a foto.

Como validar a projeção antes de confiar nela

Fator de desconto bonito na planilha não prova nada. A prova é acertar meses que você não usou para montar a regra.

Hyndman e Athanasopoulos são diretos (Forecasting: Principles and Practice): "the accuracy of forecasts can only be determined by considering how well a model performs on new data that were not used when fitting the model". O conjunto de teste deve ser, idealmente, pelo menos do tamanho do horizonte máximo que você quer prever.

Na prática:

1. Calibre os fatores com coortes antigas, deixando de fora os meses mais recentes.
2. Projete os meses deixados de fora como se você estivesse no passado.
3. Compare com o realizado e com um método simples (por exemplo, a média dos últimos meses de recebimento).
4. Fique com o método do backlog só se ele errar menos que o método simples. Se não errar, o problema está nos dados (etapa sem status, plano sem data de aceite), não na fórmula.

Erros que inflam (ou escondem) o número

Os erros mais comuns, do mais caro para o mais sutil:

• Somar orçamento apresentado como contratado. Infla o backlog com o que o paciente nunca aceitou.
• Usar valor de face. Trata como certo o que tem chance real de não acontecer.
• Contar adiantamento como faturamento do mês. Confunde caixa com receita e leva a distribuir lucro sobre obrigação.
• Contar o mesmo real duas vezes. Plano somado como aceito e como recebido no mesmo relatório.
• Ignorar devoluções e cancelamentos. O backlog adiantado que volta para o paciente é saída de caixa.
• Reportar produção como caixa. Produção do mês no cartão parcelado entra ao longo dos meses seguintes.
• Medir pelo plano inteiro. Sem etapa, você não sabe quanto já foi executado.
• Não ter regra de corte. Plano abandonado continua no backlog para sempre.

Onde a captação e a CRC entram no backlog

O backlog tem duas torneiras: entra caso novo aceito, sai etapa executada (ou abandonada). Se só sai, ele seca.

E a porta de entrada já tem perdas antes do aceite. Segundo dados internos da Odonto Results, no funil completo (IA, equipe e telefone) 20% a 40% dos leads viram agendamento e 20% a 50% dos agendados comparecem. É uma faixa da operação, não uma medição de recorte datado: o fechamento por ligação não fica registrado na conversa.

Ou seja: agendado não é comparecido já na avaliação, antes mesmo de existir plano. O mesmo raciocínio vale para cada etapa do backlog: data marcada não é procedimento executado.

Por isso o backlog é também um painel comercial:

• Backlog encolhendo: a reposição de casos novos não está acompanhando a execução. A pergunta é quantos pacientes de avaliação comparecem e quantos aceitam.
• Backlog sem agenda crescendo: a CRC está vendendo e não está marcando. O problema é de rotina, não de demanda.
• Backlog crescendo com agenda lotada: a captação está à frente da capacidade. Antes de investir mais em anúncio, resolva a capacidade.

Para quem este método não serve

Se a sua clínica atende quase só procedimentos de sessão única, pagos no dia, o backlog é pequeno e a projeção pela agenda resolve.

E se o sistema não registra aceite, etapa e status, o primeiro passo não é a planilha de projeção. É arrumar o cadastro do plano. Nenhum fator de desconto conserta dado que não existe.

Seu próximo passo

1. Tire a foto de hoje. Exporte os planos aceitos por etapa, marque executado, agendado, sem agenda, pago e não pago, e aplique a regra de corte de abandono. Você terá o backlog bruto em quatro quadrantes.
2. Calibre o desconto no seu histórico. Monte coortes de aceite antigas o bastante para as etapas já terem acontecido, meça quanto virou execução por tipo de procedimento e forma de pagamento, e teste os fatores em meses que ficaram de fora.
3. Leve para a projeção de caixa em camadas. Recebíveis certos e backlog agendado nas 13 semanas, backlog sem agenda e pickup nos 12 meses, adiantamento como obrigação, e o painel de alerta revisado toda semana com a CRC.

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