Como montar o aging da carteira de parcelas da clínica odontológica por faixa de atraso (30, 60 e 90 dias) e o que fazer em cada faixa?

"Como montar um relatório de aging da carteira de parcelamento próprio da minha clínica odontológica, separando parcelas por faixa de atraso (30, 60, 90 dias), e o que fazer em cada faixa?"

Você sabe quanto a clínica tem a receber no carnê. Mas sabe quanto desse valor já está velho?

O saldo total a receber é um número confortável. Ele mistura a parcela que vence na semana que vem com a que está parada há cinco meses, e as duas parecem o mesmo dinheiro.

Não são.

O relatório de aging (aging list, ou antiguidade dos recebíveis) separa a carteira pelo tempo de atraso de cada parcela. É ele que mostra se o problema está nascendo, se está engordando ou se já virou perda provável.

E os cortes de 30 e 90 dias não são chute. O CPC 48, pronunciamento contábil equivalente ao IFRS 9, presume que o risco de crédito aumentou significativamente com mais de 30 dias de atraso e liga a inadimplência ao marco de 90 dias. São os mesmos cortes que o Conselho Monetário Nacional impõe às instituições financeiras.

Neste guia você vai ver:

• Como montar a planilha passo a passo: data-base, colunas, fórmulas e faixas
• Por que 30, 60 e 90 dias (e quando vale abrir uma faixa de 15)
• Os indicadores que saem do aging: % vencido, rolagem entre faixas, concentração
• O que fazer em cada faixa, com dono, canal e limite legal
• Quanto provisionar por faixa e quando a parcela sai da carteira

O aging em uma tabela: as cinco faixas e a ação de cada uma

Resposta curta primeiro. O aging da carteira de parcelamento próprio tem cinco faixas, e cada uma pede uma ação diferente:

Faixa	O que costuma significar	Ação principal	Quem conduz	Revisão	Cuidado legal
A vencer	Parcela ainda não vencida na data-base	Régua preventiva antes e no dia do vencimento	Automação	Diária	Dados do fornecedor no documento de cobrança
1 a 30 dias	Atraso recente, pode ser só esquecimento	Lembrete automático cordial e segunda via	Automação e financeiro	Diária	Não descrever o tratamento
31 a 60 dias	O atraso deixou de ser esquecimento	Contato humano pessoal e proposta de regularização	Financeiro	Semanal	Sem constrangimento nem ameaça
61 a 90 dias	Último degrau antes da inadimplência	Acordo formal por escrito e bloqueio de novo crédito	Financeiro e gestor	Semanal	Multa de mora limitada a 2% da prestação
Acima de 90 dias	Inadimplência pelo critério contábil	Notificação formal, negativação ou protesto, decisão de perda	Gestor (dono)	Mensal	Aviso por escrito antes de negativar

As regras da última coluna estão no Código de Defesa do Consumidor (arts. 42, 42-A, 43 e 52) e no Código de Ética Odontológica (art. 15). O resto do guia detalha cada linha: como chegar nesses números, como medir se a carteira está piorando e o que a lei permite em cada etapa.

Lembre: aging não é relatório de cobrança. É o raio-x do crédito que a clínica concedeu. Ele mostra onde a política de parcelamento está falhando antes de a perda aparecer no caixa.

O que é o relatório de aging (e o erro de contar pela data de emissão)

O aging classifica cada valor a receber pelo tempo decorrido entre o vencimento e uma data-base. Não pela data do orçamento, não pela data em que o tratamento foi fechado, não pela data de emissão do boleto.

Veja a diferença num exemplo hipotético:

• Por emissão: um contrato de 12 parcelas fechado em março aparece inteiro como "de março". Você não sabe se ele está em dia.
• Por vencimento: a parcela 5 desse contrato, vencida há 51 dias, cai em 31-60. As parcelas que ainda não venceram ficam em "a vencer". Agora você sabe onde está o problema.

O que entra no aging da clínica:

• Parcelas do carnê próprio, boleto emitido pela clínica, Pix parcelado e cheque pré-datado.
• Saldos de acordos e renegociações, com marcação própria (veja nos erros comuns, mais abaixo).

O que fica fora:

• Parcelado no cartão de crédito: quem assume o risco de o paciente não pagar a fatura é o emissor do cartão. O que você tem é um recebível da adquirente, controlado na conciliação, não no aging.
• Financeira sem coobrigação: o risco de crédito é dela, não seu.

Misturar os dois mundos infla a carteira "em dia" e esconde a inadimplência real do crédito que só a sua clínica concedeu.

Por que 30, 60 e 90 dias (e não 45 ou 120)

Os cortes clássicos do aging coincidem com os marcos que as normas contábeis e bancárias usam para dizer quando o risco muda de patamar. Mas preste atenção em a quem cada norma se dirige: nenhuma delas foi escrita para obrigar a sua clínica a cobrar de um jeito ou de outro.

CPC 48. É o pronunciamento do Comitê de Pronunciamentos Contábeis sobre instrumentos financeiros (equivalente ao IFRS 9), o que inclui contas a receber de clientes. Dois itens importam aqui:

• Item 5.5.11: existe uma presunção refutável de que o risco de crédito aumentou significativamente quando os pagamentos contratuais estão vencidos há mais de 30 dias.
• Item B5.5.37: existe presunção refutável de que a inadimplência não ocorre depois que o ativo está vencido há 90 dias, salvo se a entidade tiver informações razoáveis e sustentáveis que justifiquem um critério de atraso maior. Traduzindo: em regra, com 90 dias de atraso a conta já é tratada como inadimplente.

Se o CPC 48 se aplica ao balanço da sua clínica é pergunta para o seu contador. Para a gestão da carteira, use-o como referência de método, não como obrigação.

Resolução CMN 4.966/2021. É dirigida às instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central, não a clínicas. E usa os mesmos cortes (texto no Banco Central):

• Art. 3º, I: o atraso superior a 90 dias no pagamento de principal ou de encargos caracteriza o ativo com problema de recuperação de crédito.
• Art. 38, §7º: o atraso superior a 30 dias caracteriza, independentemente de outros fatores, aumento significativo do risco de crédito. O §8º admite que a instituição considere até 60 dias, diante de evidência comprovada.

Resolução CMN 2.682/1999 (revogada). Foi a régua dos bancos desde 1999 até ser revogada, a partir de 1º/1/2025, pela própria CMN 4.966. Também se dirigia a instituições financeiras. Ela classificava as operações pelo atraso, no mínimo, assim: 15 a 30 dias nível B, 31 a 60 nível C, 61 a 90 nível D, 91 a 120 nível E, 121 a 150 nível F, 151 a 180 nível G e acima de 180 dias nível H (art. 4º no Banco Central).

Repare como os marcos se alinham:

Marco de atraso	CPC 48	CMN 4.966 (bancos)	CMN 2.682 (histórica, revogada)	Leitura para a clínica
15 dias	Sem marco próprio	Sem marco próprio	Começo do nível B (15 a 30 dias)	Opcional: abrir a faixa 1-15 para reagir mais cedo
Mais de 30 dias	Risco aumentou significativamente (presunção refutável)	Aumento significativo do risco, independentemente de outros fatores	Nível C a partir de 31 dias	Sai a automação, entra o contato humano
60 dias	Sem marco próprio	Teto para adiar o marco de 30 dias, só com evidência comprovada	Nível D a partir de 61 dias	Último degrau antes da inadimplência: acordo formal
90 dias	Inadimplência presumida até esse marco (refutável)	Ativo problemático acima de 90 dias	Nível E a partir de 91 dias	Perda provável: notificação, negativação, provisão alta

E a faixa de 15 dias? Se você parcela em muitas vezes, com parcela de valor baixo, dividir 1-30 em 1-15 e 16-30 ajuda a régua a reagir antes. A régua histórica dos bancos começava a pesar o atraso justamente a partir de 15 dias.

Quanto tempo a conta atrasada do brasileiro fica em atraso

Antes de montar a planilha, vale saber com que comportamento você está lidando.

Segundo a Peic, pesquisa de endividamento e inadimplência da CNC, o tempo médio de pagamento em atraso, entre as famílias com contas em atraso, ficou em 64,6 dias em julho de 2026, e a proporção de famílias com dívidas atrasadas foi de 29,8%.

O carnê aparece nessa conta. Na planilha de séries da Peic, da CNC, em julho de 2026 o carnê aparecia como tipo de dívida para cerca de 16,1% das famílias endividadas (o cartão de crédito, para 85,3%).

O que isso significa na prática?

Um tempo médio de 64,6 dias cai dentro da faixa 61-90 do seu aging. A leitura (nossa, não da pesquisa): o paciente nas faixas 31-60 e 61-90 está perto do tempo médio de atraso das famílias brasileiras, não necessariamente diante de um calote. É nessas faixas que o contato humano e o acordo ainda mudam o resultado, e por isso elas recebem revisão semanal na régua deste guia.

Como montar a planilha de aging passo a passo

Você não precisa de sistema novo. Precisa de uma linha por parcela e de disciplina na data-base.

1. Fixe a data-base

A data-base é a data em que você fotografa a carteira: o último dia do mês, sempre. Ela fica numa célula fixa e não muda depois do fechamento.

Sem data-base fixa, o relatório muda cada vez que alguém abre a planilha, e você não compara um mês com o outro.

A contagem começa no vencimento. Pelo Código Civil, art. 397, o inadimplemento da obrigação positiva e líquida no seu termo constitui de pleno direito em mora o devedor: a parcela com vencimento definido entra em atraso sem precisar de notificação.

2. Exporte uma linha por parcela em aberto

Do sistema de gestão ou do controle de boletos, puxe todas as parcelas não quitadas, vencidas e a vencer. Uma linha por parcela, não por contrato.

Pagamento parcial entra pelo valor que ainda falta, não pelo valor original.

3. Monte as colunas mínimas

Exemplo hipotético, com data-base em 30/09:

Coluna	Exemplo	Para que serve
Paciente	Prontuário 1234	Saber quem cobrar
Contrato	Orçamento 0457	Agrupar parcelas do mesmo tratamento
Parcela	5 de 12	Ver o peso do que ainda falta
Vencimento	10/08	Base da contagem de atraso
Valor original	R$ 850,00	Referência do contrato
Valor em aberto	R$ 850,00	O que entra na soma da faixa
Dias de atraso	51	Data-base menos vencimento
Faixa	31-60	Onde a parcela está
Saldo a vencer do contrato	R$ 5.100,00	Exposição que vem junto (parcelas 7 a 12)
Último contato	15/09, WhatsApp	Evitar cobrança duplicada ou esquecida
Promessa de pagamento	05/10	Cobrar a promessa, não o paciente do zero
Responsável	Nome de quem cobra	Faixa sem dono não anda
Status	Em negociação	Lembrete, acordo, negativado, jurídico, baixa

Nesse exemplo, a parcela 6 (vencida em 10/09) aparece em outra linha, na faixa 1-30.

4. Calcule os dias de atraso e a faixa

Coloque a data-base na célula B1 e comece a tabela na linha 5, com o vencimento na coluna D, o valor em aberto na coluna F, os dias de atraso na G e a faixa na H. As fórmulas (Excel ou Google Planilhas em português):

• Dias de atraso: =MÁXIMO(0;$B$1-D5)
• Faixa: =SE(G5=0;"A vencer";SE(G5<=30;"1-30";SE(G5<=60;"31-60";SE(G5<=90;"61-90";"90+"))))

Parcela que vence no próprio dia da data-base dá zero e fica em "a vencer". Ela ainda não atrasou.

Dica: para a régua curta, acrescente um SE(G5<=15;"1-15";...) antes do corte de 30.

5. Some por faixa e calcule o percentual

Use tabela dinâmica ou =SOMASES(F:F;H:H;"31-60") para somar o valor em aberto de cada faixa. Depois divida cada soma pelo total da carteira.

É assim que fica (exemplo hipotético, só para mostrar a conta, não é referência de mercado):

Faixa	Valor em aberto	% da carteira
A vencer	R$ 340.000	68%
1 a 30 dias	R$ 55.000	11%
31 a 60 dias	R$ 35.000	7%
61 a 90 dias	R$ 25.000	5%
Acima de 90 dias	R$ 45.000	9%
Total	R$ 500.000	100%

Guarde esse resumo de cada fechamento numa aba separada. É a série histórica que vai calibrar provisão, rolagem e política de crédito.

Parcela, paciente e saldo a vencer: as duas visões do aging

Contar por parcela ou por paciente? As duas coisas, para perguntas diferentes.

Visão por parcela: a lista de trabalho

Cada parcela na sua faixa. É a visão operacional: quem recebe lembrete hoje, para quem a equipe liga nesta semana, qual acordo vence amanhã.

Visão por contrato: a medida do risco

Aqui o contrato inteiro vai para a faixa da parcela mais antiga, com todo o saldo em aberto, inclusive o que ainda vai vencer.

Por quê? Porque o atraso de uma parcela é sinal de risco para o contrato inteiro. É a mesma lógica da presunção do CPC 48: com mais de 30 dias de atraso, o risco de crédito do ativo aumentou significativamente. E, se o seu contrato tem cláusula de vencimento antecipado, o atraso pode tornar exigível o saldo inteiro: confira com o seu advogado como o contrato da clínica está redigido.

O saldo a vencer de quem já atrasou

Esse é o número que a visão por parcela não mostra.

No exemplo hipotético acima, a faixa "a vencer" tem R$ 340.000. Suponha que R$ 60.000 desse valor pertençam a pacientes com alguma parcela já vencida. Esse dinheiro está tecnicamente em dia, mas o risco dele é o do contrato atrasado.

Separe a faixa "a vencer" em duas linhas:

1. A vencer limpo: contratos sem nenhuma parcela vencida.
2. A vencer contaminado: saldo futuro de contratos com atraso.

É o "a vencer contaminado" que vira a faixa 1-30 do mês que vem.

Os indicadores que saem do aging

O resumo por faixa é o começo. Os indicadores abaixo são o que transforma a planilha em decisão.

1. % vencido: total vencido dividido pela carteira total. No exemplo hipotético, R$ 160.000 sobre R$ 500.000, ou 32%.
2. % acima de 90 dias: saldo acima de 90 dias dividido pela carteira total (9% no exemplo). Calcule também sobre o vencido: R$ 45.000 de R$ 160.000, cerca de 28%.
3. Taxa de rolagem (roll rate): quanto do saldo de uma faixa no mês anterior passou para a faixa seguinte neste mês. Exemplo hipotético: em 31/08, a faixa 1-30 tinha R$ 50.000; em 30/09, R$ 20.000 dessas mesmas parcelas estavam em 31-60. Rolagem de 40%.
4. Idade média do vencido: soma de (valor em aberto x dias de atraso) dividida pelo total vencido. Mostra se a carteira atrasada está envelhecendo, mesmo quando o total não muda.
5. Prazo médio de recebimento (PMR): contas a receber dividido pela receita do período, multiplicado pelos dias do período. No parcelamento longo ele é alto por natureza; compare com o seu próprio histórico, não com o de outro negócio.
6. Concentração: quanto do vencido está nos 10 maiores devedores. Em clínica com caso de alto ticket, poucos contratos podem ser a maior parte da faixa acima de 90 dias. Se for o seu caso, a cobrança vira gestão caso a caso, não régua automática.
7. Recuperação por faixa: quanto saiu de cada faixa por pagamento (e não por rolagem) no mês. É o indicador que diz qual ação funciona.

Para medir rolagem, a planilha precisa de um identificador por parcela que não muda entre os meses. Sem ele, você compara totais, e totais escondem quem pagou e quem entrou.

E o benchmark de mercado? As tabelas de "carteira saudável por faixa" que circulam na internet vêm de fornecedores de software americanos, sem pesquisa primária por trás. Não use número de outro negócio como meta: o seu primeiro fechamento é a linha de base, e a tendência mês a mês é o que importa.

O que fazer em cada faixa

Agora a parte que move dinheiro. Cada faixa tem objetivo, canal, dono e limite.

Antes do vencimento: a régua preventiva

A melhor parcela de 1-30 é a que nunca chega lá.

Exemplo de régua (ajuste à sua operação):

• D-5: lembrete com valor, data de vencimento e link ou código de pagamento.
• D0: lembrete no dia do vencimento.
• D+3: aviso cordial de atraso, já com a segunda via.

Todo documento de cobrança apresentado ao consumidor deve trazer o nome, o endereço e o CPF ou CNPJ do fornecedor (CDC, art. 42-A). Inclua esses dados no boleto e na segunda via.

1 a 30 dias: lembrete automático e cordial

Objetivo: resolver o esquecimento sem desgaste.

Ação: lembrete automático, tom de quem presume esquecimento, segunda via atualizada e um caminho de pagamento em um toque.

Exemplo de mensagem: "Olá, Ana. A parcela 5 do seu plano de pagamento com a clínica, de R$ 850,00, venceu em 10/08. Segue a segunda via. Se já pagou, desconsidere."

Repare no que a mensagem não diz: o procedimento. Pelo Código de Ética Odontológica, art. 15, a declinação do tratamento empreendido não constitui quebra de sigilo apenas na cobrança judicial de honorários. Na cobrança extrajudicial (mensagem, boleto, ligação), essa exceção não existe.

E isso vale para a clínica, não só para o dentista: o Código regula também as pessoas jurídicas que exercem atividades na área da Odontologia (art. 1º).

31 a 60 dias: contato humano e proposta

Objetivo: entender por que o paciente parou de pagar e trazer o contrato de volta.

Aqui o atraso deixou de ser esquecimento. Não por acaso, é com mais de 30 dias de atraso que o CPC 48 presume que o risco de crédito aumentou significativamente.

Ação:

1. Contato pessoal: ligação ou mensagem de alguém com nome, não do robô.
2. Diagnóstico da causa: perda de renda, desorganização ou insatisfação com o tratamento.
3. Proposta de regularização: pagar a vencida com nova data, ou diluir a vencida nas próximas parcelas.
4. Registro: último contato e promessa de pagamento na planilha, com data.

Se a causa for insatisfação clínica, o caso vai para o dentista responsável, não para o cobrador. Cobrar quem está insatisfeito sem resolver a queixa só acelera a rolagem para a próxima faixa.

O limite aqui é o CDC, art. 42: na cobrança, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo nem submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça. Na prática: nada de recado com familiar ou colega de trabalho, nada de cobrança no balcão da recepção, na frente de outros pacientes.

61 a 90 dias: acordo formal por escrito

Objetivo: transformar promessa em compromisso documentado antes do marco de 90 dias.

Ação:

1. Acordo por escrito: termo de renegociação assinado, com novas datas, valores e o que acontece se houver novo atraso.
2. Bloqueio de novo crédito: o paciente não recebe novo parcelamento próprio até regularizar.
3. Registro do perfil do contrato: entrada, número de parcelas, tipo de tratamento. Isso alimenta a política de crédito (veja a seção sobre tratamento em andamento).

Os encargos do acordo têm teto. No crédito concedido ao consumidor, a multa de mora pelo inadimplemento não pode passar de 2% do valor da prestação (CDC, art. 52, §1º), e o §2º do mesmo artigo assegura ao paciente a liquidação antecipada com redução proporcional dos juros.

Se os juros não foram convencionados no contrato, aplica-se a taxa legal: pelo Código Civil, art. 406 (redação da Lei 14.905/2024), ela corresponde à Selic, deduzido o índice de atualização monetária.

Acima de 90 dias: notificação, negativação e decisão

Objetivo: recuperar o que ainda é recuperável e decidir, com data, o destino do resto.

Pelo critério contábil, essa é a faixa da inadimplência. Mas dívida negativada não é dívida morta.

Segundo o indicador de recuperação de crédito da Serasa Experian, 57,9% das dívidas negativadas em outubro de 2024 foram pagas ou renegociadas pelos consumidores inadimplentes em até 60 dias da negativação. No mesmo levantamento, os compromissos acima de R$ 10 mil tiveram a maior taxa de pagamentos do período (70,6%), o que interessa a quem parcela caso de alto ticket.

Ação:

1. Notificação formal: carta ou e-mail com comprovação de envio, com a última proposta e um prazo.
2. Negativação ou protesto: na negativação, a abertura do registro deve ser comunicada por escrito ao consumidor quando não solicitada por ele (CDC, art. 43, §2º), e a informação negativa não pode ficar por período superior a cinco anos (§1º). O passo a passo dos dois caminhos está no guia de como negativar ou protestar o paciente inadimplente.
3. Decisão de destino: seguir cobrando, ir para a cobrança judicial ou dar baixa como perda. Só na cobrança judicial a declinação do tratamento empreendido não constitui quebra de sigilo (Código de Ética Odontológica, art. 15).

Essa faixa também tem relógio. A pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular prescreve em cinco anos (Código Civil, art. 206, §5º, I). Parcela esquecida na faixa acima de 90 dias perde valor de cobrança a cada mês.

Quanto provisionar por faixa

Provisionar é reservar no resultado, todo mês, a perda esperada da carteira. O aging é a base do cálculo: cada faixa recebe um percentual, e a soma é a provisão.

O próprio CPC 48 (item B5.5.35) cita a matriz de provisões como expediente prático para contas a receber de clientes. E dá um exemplo de taxas fixas por dias de vencimento: 1% se não estiver vencida, 2% se vencida há menos de 30 dias, 3% se vencida há mais de 30 e menos de 90 dias, 20% se vencida entre 90 e 180 dias, e assim por diante.

É exemplo ilustrativo, não percentual obrigatório. O pronunciamento manda a entidade usar a sua experiência de perda de crédito histórica.

Para comparar, a régua mínima que os bancos seguiram pela Resolução CMN 2.682/1999 (dirigida a instituições financeiras e revogada a partir de 1º/1/2025) era mais dura a partir de 61 dias de atraso (art. 6º):

Faixa de atraso	CPC 48 (exemplo do item B5.5.35)	CMN 2.682 (mínimo histórico dos bancos, revogada)
Não vencida	1%	Fora deste recorte
Menos de 30 dias	2%	15 a 30 dias: nível B, 1%
31 a 60 dias	3% (faixa de 30 a 90)	Nível C, 3%
61 a 90 dias	3% (faixa de 30 a 90)	Nível D, 10%
91 a 120 dias	20% (faixa de 90 a 180)	Nível E, 30%
121 a 150 dias	20% (faixa de 90 a 180)	Nível F, 50%
151 a 180 dias	20% (faixa de 90 a 180)	Nível G, 70%
Acima de 180 dias	O exemplo segue com "etc." e não fixa taxa	Nível H, 100%

Nenhuma das duas colunas é a sua. Use as duas como ponto de partida e calibre com a perda real da clínica: de tudo o que passou pela faixa 61-90 nos últimos fechamentos, quanto nunca foi recebido? A rolagem entre faixas, mês a mês, responde isso.

Um detalhe importante: a provisão não reduz imposto. Para a apuração do lucro real e da base da CSLL, é vedada a dedução de qualquer provisão, exceto as de férias e de décimo-terceiro (Lei 9.249/1995, art. 13, I). Ela é gerencial: protege a sua leitura de lucro e de caixa, não a sua guia de imposto.

O método completo para precificar esse risco está no guia de como provisionar a inadimplência do parcelado próprio.

Quando a parcela sai da carteira: baixa como perda e prescrição

Em algum momento, a parcela da faixa acima de 90 dias precisa sair do aging, ou ele vira um cemitério que distorce todos os indicadores.

A Lei 9.430/1996, art. 9º, permite deduzir as perdas no recebimento de créditos como despesa para determinação do lucro real. Para contratos inadimplidos a partir da publicação da Medida Provisória 656, de 7 de outubro de 2014 (§7º), os créditos sem garantia podem ser registrados como perda assim:

Valor por operação	Vencido há mais de	Condição
Até R$ 15.000	6 meses	Independentemente de iniciados os procedimentos judiciais
Acima de R$ 15.000 até R$ 100.000	1 ano	Independentemente de procedimentos judiciais, mantida a cobrança administrativa
Acima de R$ 100.000	1 ano	Desde que iniciados e mantidos os procedimentos judiciais

Dois detalhes que mudam a conta da clínica:

1. Vencimento antecipado conta pelo contrato inteiro. No contrato de crédito em que o não pagamento de uma ou mais parcelas implica o vencimento automático das demais, os limites de valor são considerados em relação ao total dos créditos, por operação, com o mesmo devedor (art. 9º, §2º). É a mesma lógica da visão por contrato do aging.
2. A regra é do lucro real. Se a clínica está no Simples Nacional ou no lucro presumido, confirme com o contador como a perda é tratada no seu regime.

Baixa fiscal não é perdão. Na faixa de R$ 15.000 a R$ 100.000, a própria lei condiciona a perda à cobrança administrativa mantida. O detalhamento está no guia sobre baixar a parcela incobrável como perda.

Aging e tratamento em andamento: quem decide a próxima etapa

Aqui a clínica odontológica é diferente de uma loja. A parcela atrasada pode pertencer a um tratamento que ainda não terminou: a próxima fase do implante, a manutenção do ortodôntico, a etapa seguinte da reabilitação.

Quando um paciente da faixa 31-60 tem uma etapa eletiva marcada para a semana que vem, alguém precisa decidir se ela acontece. Essa decisão não pode nascer no balcão.

A regra que funciona:

1. Política escrita antes: o que acontece com etapa eletiva nova quando há parcela vencida em cada faixa.
2. Decisão do gestor, não da recepção: a exceção é dada por quem responde pela carteira.
3. Risco clínico vem primeiro: urgência, ou etapa que deixa o paciente em risco, fica fora da regra. A decisão clínica é do dentista responsável.
4. Conversa reservada: nunca na frente de outros pacientes (CDC, art. 42).

Os detalhes e os limites dessa decisão estão no guia sobre suspender ou continuar o tratamento com parcela em atraso.

O aging também devolve informação para o fechamento. Cruze a rolagem para 90+ com o perfil de origem de cada contrato: com ou sem entrada, número de parcelas, tipo de tratamento, consulta a birô feita ou não.

O CPC 48 vai na mesma direção (item B5.5.35): a entidade deve utilizar agrupamentos apropriados se a experiência histórica de perda indicar padrões significativamente diferentes entre segmentos de clientes, e o tipo de produto aparece entre os critérios possíveis. Se os contratos sem entrada rolam mais para a faixa acima de 90 dias, a correção mora na política de crédito do fechamento, não no esforço de cobrança.

Lembre: a cobrança trata o sintoma. A política de crédito no fechamento trata a causa. O aging é o que liga uma à outra.

Rotina: o que olhar todo dia, toda semana e no fechamento

O aging só funciona com cadência. Cada frequência tem a sua pergunta:

Frequência	O que olhar	Quem	Decisão que sai dali
Diária	Parcelas que entraram em 1-30 ontem; promessas de pagamento que venceram	Financeiro	Disparar lembrete, cobrar a promessa
Semanal	Lista de 31-60 e 61-90; acordos em andamento	Financeiro e gestor	Ligações da semana, propostas, acordos a formalizar
Mensal (fechamento)	Resumo por faixa, % vencido, % acima de 90, rolagem, concentração	Gestor (dono)	Provisão do mês, negativações, baixas, ajuste da política de crédito

O fechamento mensal é o único momento em que a data-base congela. É dele que sai a série histórica, e é ela que vai dizer, em alguns meses, se a sua política de parcelamento está criando receita ou criando perda.

Erros comuns no aging de clínica

1. Classificar pela data de emissão ou de fechamento do orçamento. O aging conta do vencimento de cada parcela.
2. Misturar cartão e financeira com o parcelamento próprio. Infla a carteira em dia e esconde o risco que é só seu.
3. Não congelar a data-base. O relatório muda a cada abertura e nenhum mês é comparável.
4. Olhar só a parcela e esquecer o saldo a vencer do mesmo contrato. O risco real é o contrato inteiro.
5. Faixa sem dono. Se ninguém responde pela faixa 31-60, ela vira 61-90 por inércia.
6. Renegociação que apaga o histórico. O acordo novo "zera" o atraso e a parcela volta para "a vencer". Marque os contratos renegociados e acompanhe a rolagem deles numa linha separada, ou você confunde cura com maquiagem.
7. Usar o percentual de outro negócio como meta. A sua linha de base é a sua carteira.
8. Descrever o procedimento na cobrança. Na cobrança extrajudicial, o sigilo do tratamento continua valendo.

Seu próximo passo

1. Feche a data-base deste mês e rode a planilha. Uma linha por parcela, as colunas mínimas, as duas fórmulas e o resumo por faixa. Em uma tarde, você sabe quanto da carteira já está velha.
2. Dê dono, canal e prazo a cada faixa. Ligue a régua preventiva, defina quem liga para 31-60 e quem assina acordo em 61-90, e escreva a regra da etapa eletiva para paciente com parcela vencida.
3. Guarde cada fechamento e calibre. Depois de alguns meses de série, calcule a rolagem e a perda real por faixa, ajuste a provisão e leve o que aprendeu para a política de crédito do fechamento.

A carteira saudável começa antes da primeira parcela: no paciente que chega qualificado e fecha com a modalidade de pagamento certa. Quer essa previsibilidade, do anúncio ao comparecimento e ao fechamento? Agende uma apresentação.